Direct naar inhoud
REZA Legal
EN

← REZA AI Solutions

REZA AI Solutions // DossierFlow

REZA DossierFlow

Binnenkort

DossierFlow is bedoeld voor accountants-, boekhoud- en advieskantoren die elke aangifteperiode dezelfde strijd voeren: cliënten die stukken te laat, onvolledig of in de verkeerde vorm aanleveren. Het idee: het systeem houdt per dossier bij wat er nog mist, vraagt dat gericht na en controleert wat binnenkomt op volledigheid; zodat een medewerker eerder aan het echte werk toekomt.

Accountants, boekhouders & adviseurs

Voor wie

Voor wie DossierFlow bedoeld is

  • Accountants- en boekhoudkantoren met terugkerende aangifte- en rapportagecycli.
  • Belastingadviseurs en administratiekantoren met een vaste cliëntenportefeuille.
  • Kantoren van ongeveer 5 tot 100 medewerkers waar dossiervoortgang nu in spreadsheets wordt bijgehouden.
  • Teams die veel tijd kwijt zijn aan het rappelleren van cliënten in plaats van aan inhoudelijk werk.

Het probleem

Het dagelijkse probleem dat dit oplost

  • Bij elke deadline moet handmatig worden nagegaan welk dossier nog op welk document wacht.
  • Cliënten leveren losse foto's, verkeerde jaartallen of onvolledige sets aan; dat blijkt pas bij de verwerking.
  • Rappels zijn persoonlijk maatwerk en kosten daardoor onevenredig veel tijd.
  • De piekdruk vlak voor een deadline had met eerder aanleveren grotendeels voorkomen kunnen worden.

Wat het doet

Wat DossierFlow voorbereidt of automatiseert

Alles hieronder is voorbereidend werk. Het systeem zet klaar; een medewerker beslist en verstuurt.

  • Per dossier bijhouden welke documenten nodig zijn en wat er al binnen is.
  • Gerichte, vriendelijke rappels klaarzetten voor precies de ontbrekende stukken.
  • Een eerste controle van aangeleverde documenten op type, periode en leesbaarheid.
  • Signaleren welke dossiers risico lopen de deadline niet te halen.
  • Een statusoverzicht dat het hele team dezelfde stand laat zien.

Het proces

Het proces, stap voor stap

Elke stap is gemarkeerd: automatisch voorbereid, of een moment waarop een mens beslist of controleert.

AutomatischMenselijke controle

  1. Dossier en checklist opzetten

    Menselijke controle

    Per cliënt en periode wordt vastgelegd welke documenten nodig zijn, op basis van een sjabloon dat het kantoor bepaalt.

  2. Ontbrekende stukken bepalen

    Automatisch

    Het systeem vergelijkt wat binnen is met de checklist en maakt een lijst met wat mist.

  3. Rappel klaarzetten

    Automatisch

    Voor elk dossier met ontbrekende stukken wordt een gericht bericht opgesteld met precies de gevraagde documenten.

  4. Rappel controleren en versturen

    Menselijke controle

    Een medewerker bekijkt de toon en de lijst en verstuurt het rappel.

  5. Aangeleverd document controleren

    Automatisch

    Bij binnenkomst controleert het systeem type, periode en leesbaarheid en koppelt het document aan de juiste checklistregel.

  6. Twijfelgevallen beoordelen

    Menselijke controle

    Documenten die niet eenduidig zijn te plaatsen, gaan naar een medewerker in plaats van automatisch te worden goedgekeurd.

  7. Dossier vrijgeven voor verwerking

    Menselijke controle

    Zodra de set compleet is, markeert het systeem het dossier als 'klaar voor verwerking'; een medewerker bevestigt.

Menselijke controle

Wat altijd een mens doet

  • Elke inhoudelijke beoordeling van cijfers, posten en fiscale keuzes.
  • Het vaststellen van de documentchecklist per type cliënt.
  • Het beoordelen van documenten die niet eenduidig zijn te plaatsen.
  • Het definitief vrijgeven van een dossier en elke communicatie met impact op de cliëntrelatie.
  • Alles wat lijkt op advies richting de cliënt.

Koppelingen

Benodigde toekomstige koppelingen

DossierFlow vervangt geen bestaande software. Het sluit aan op wat een organisatie al gebruikt. Welke koppelingen nodig zijn, hangt af van de situatie en wordt in een pilot bepaald.

  • Een cliëntportaal of uploadomgeving voor het aanleveren van documenten.
  • E-mail voor rappels en bevestigingen.
  • De bestaande dossier- of workflowsoftware van het kantoor.
  • Optioneel: het boekhoud- of aangiftepakket voor het overnemen van de dossierstatus.
  • Optioneel: een documentmanagementsysteem voor archivering.

Privacy & veiligheid

Privacy- en veiligheidsgrenzen

  • Financiële en fiscale gegevens worden alleen gebruikt voor het dossier waarvoor ze zijn aangeleverd.
  • Documenten worden opgeslagen volgens de bewaartermijnen die het kantoor hanteert, niet langer.
  • Er worden geen cliëntgegevens gebruikt om modellen van derden te trainen.
  • Toegang tot een dossier is beperkt tot de medewerkers die eraan werken.
  • Elke automatische controle is herleidbaar: wat is gecontroleerd, wat is doorgezet naar een mens.

Status

Huidige status: binnenkort

DossierFlow is nog niet leverbaar. Deze pagina beschrijft de ontworpen opzet. Er zijn geen klanten, lopende pilots of resultaten.

Pilot

Meedenken als pilotpartner

DossierFlow is nog niet leverbaar. Wilt u meedenken of als eerste horen wanneer het zover is, laat het ons weten.

Houd mij op de hoogte →← Alle AI Solutions

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Beoordeelt DossierFlow de inhoud van de administratie?
Nee. DossierFlow controleert of de set compleet en bruikbaar is: juist type, juiste periode, leesbaar. De inhoudelijke beoordeling blijft het werk van de accountant of adviseur.
Stuurt het systeem zelf rappels naar cliënten?
Rappels staan klaar als concept met de exacte lijst ontbrekende stukken. Een medewerker controleert en verstuurt. U kunt kiezen voor volledig automatisch versturen voor standaardgevallen, met vaste teksten.
Wat gebeurt er met een document dat niet te plaatsen is?
Dan maakt het systeem geen aanname. Het document wordt gemarkeerd als 'handmatig beoordelen' en gaat naar een medewerker.
Wat is de status van DossierFlow?
Binnenkort. DossierFlow is nog niet leverbaar en draait bij geen enkel kantoor. Wilt u meedenken over checklists en koppelingen, laat het weten; dan nemen we contact op zodra het zover is.
Deze pagina beschrijft de opzet van een REZA AI Solutions-product in algemene termen. Het is geen aanbod van een werkende dienst en geen juridisch advies voor uw situatie. REZA Legal is geen advocatenkantoor.