Direct naar inhoud
REZA Legal
EN

← REZA AI Solutions

REZA AI Solutions // ServiceFlow

REZA ServiceFlow

Begeleide pilot

ServiceFlow is bedoeld voor installatie- en servicebedrijven die meer aanvragen binnenkrijgen dan ze op een werkdag kunnen verwerken. Het idee: elke gemiste oproep, elk contactformulier en elke e-mail wordt automatisch opgevangen, gestructureerd en klaargezet als concept; de planning, de offerte en de factuurregel. Een medewerker beoordeelt en verstuurt; het systeem verzint niets zelf.

Installatiebedrijven

Voor wie

Voor wie ServiceFlow bedoeld is

  • Installatiebedrijven (cv, elektra, sanitair, koeling) met een vaste ploeg monteurs en een volle telefoon.
  • Servicebedrijven met onderhoudscontracten en storingsdienst, waar aanvragen via meerdere kanalen binnenkomen.
  • Bedrijven van ongeveer 3 tot 50 medewerkers waar één of twee mensen de planning en administratie draaien.
  • Ondernemers die 's avonds nog offertes en facturen zitten na te werken omdat het overdag niet lukt.

Het probleem

Het dagelijkse probleem dat dit oplost

  • De telefoon gaat tijdens een klus; de aanvraag komt niet in het systeem en de klant belt een concurrent.
  • Aanvragen staan verspreid over voicemail, WhatsApp, e-mail en een formulier op de site; niemand heeft het volledige overzicht.
  • Offertes blijven liggen omdat het uitzoeken van adres, toestel en gewenste datum handwerk is.
  • Facturatie loopt achter: de klus is klaar, maar de regels moeten nog worden overgetikt in het boekhoudpakket.

Wat het doet

Wat ServiceFlow voorbereidt of automatiseert

Alles hieronder is voorbereidend werk. Het systeem zet klaar; een medewerker beslist en verstuurt.

  • Opvangen en samenvoegen van aanvragen uit telefoon, e-mail, WhatsApp en webformulier tot één overzicht per klant.
  • Uitvragen van de ontbrekende gegevens (adres, type toestel, urgentie, gewenste dagdelen) via een vervolgbericht.
  • Voorstellen van een planningsmoment op basis van de agenda en de regio van de aanvraag.
  • Klaarzetten van een conceptofferte met de standaardregels die bij dit type klus horen.
  • Klaarzetten van een conceptfactuur met de gemaakte uren en gebruikte materialen zodra de klus is afgerond.

Het proces

Het proces, stap voor stap

Elke stap is gemarkeerd: automatisch voorbereid, of een moment waarop een mens beslist of controleert.

AutomatischMenselijke controle

  1. Aanvraag komt binnen

    Automatisch

    Een gemiste oproep, e-mail, WhatsApp-bericht of formulierinzending wordt automatisch geregistreerd als nieuwe aanvraag.

  2. Gegevens aanvullen

    Automatisch

    Het systeem stuurt de klant een kort vervolgbericht om adres, toesteltype en urgentie compleet te maken en koppelt het antwoord aan de aanvraag.

  3. Aanvraag beoordelen

    Menselijke controle

    Een planner bekijkt de samengevatte aanvraag, bepaalt of het werk past bij het bedrijf en of er bijzonderheden zijn.

  4. Planning voorstellen

    Automatisch

    Op basis van agenda, regio en urgentie zet het systeem één of meer mogelijke afspraakmomenten klaar.

  5. Afspraak bevestigen

    Menselijke controle

    De planner kiest het definitieve moment en bevestigt de afspraak naar klant en monteur.

  6. Conceptofferte klaarzetten

    Automatisch

    Het systeem stelt een offerte samen met de gebruikelijke regels voor dit type klus, inclusief voorbehouden.

  7. Offerte controleren en versturen

    Menselijke controle

    Een medewerker controleert bedragen, voorwaarden en scope en verstuurt de offerte zelf.

  8. Conceptfactuur klaarzetten

    Automatisch

    Na afronding zet het systeem een factuurconcept klaar met bestede uren en materialen uit de werkbon.

  9. Factuur controleren en boeken

    Menselijke controle

    De administratie controleert de regels, past aan waar nodig en zet de factuur definitief in het boekhoudpakket.

Menselijke controle

Wat altijd een mens doet

  • Het definitief inplannen van een monteur en het bevestigen van een afspraak.
  • Het vaststellen van prijzen, kortingen en het versturen van elke offerte.
  • Het controleren en definitief boeken van elke factuur.
  • Elke inschatting van veiligheid, garantie of aansprakelijkheid bij een storing of installatie.
  • Het afwijzen of doorverwijzen van werk dat niet bij het bedrijf past.

Statussen

Loading-, fout-, blocked- en approvalstatus

Elke aanvraag heeft op elk moment een zichtbare toestand. Dit is wat de ontworpen keten in elke toestand doet, en waar ze stopt en wacht op een mens.

Loading

Werk in uitvoering; het systeem bereidt iets voor.

  • Een binnengekomen aanvraag wordt samengevat en verrijkt.

    De aanvraag toont 'wordt verwerkt' met een tijdstempel. De planner ziet dat er iets aankomt en hoeft niet te verversen.

  • Het systeem stelt een planningsvoorstel of een conceptofferte samen.

    De betreffende regel toont 'concept in voorbereiding'. Duurt het langer dan een ingestelde grens, dan komt er een melding en kan de planner het handmatig oppakken.

  • Een vervolgbericht naar de klant is verstuurd en wacht op bezorgbevestiging.

    Status 'bericht onderweg'; bij bevestiging of mislukking verandert de status vanzelf.

Fout

Een stap is mislukt. Het systeem raadt niet; het geeft door aan een mens.

  • Een vervolgbericht naar de klant kan niet worden bezorgd (verkeerd nummer of e-mailadres).

    De aanvraag krijgt de markering 'contact mislukt' en verschijnt in de werklijst van de planner met de vraag om zelf contact op te nemen.

  • De koppeling met de agenda of het boekhoudpakket is tijdelijk niet bereikbaar.

    Het systeem blijft aanvragen verzamelen en toont een zichtbare melding dat plannings- of factuurconcepten pas later worden klaargezet. Er gaat niets verloren; bij herstel wordt de achterstand alsnog verwerkt.

  • Een aanvraag bevat tegenstrijdige of onleesbare informatie.

    Het systeem maakt geen aannames. De aanvraag wordt als 'onvolledig' gemarkeerd en volledig aan een medewerker overgelaten.

Blocked

Tegengehouden tot een voorwaarde klopt, vaak omdat toestemming ontbreekt.

  • De klant heeft gevraagde gegevens (adres, toesteltype, urgentie) nog niet aangeleverd.

    De aanvraag staat op 'geblokkeerd: wacht op klant'. Na een ingestelde termijn volgt één herinnering; blijft het uit, dan gaat de aanvraag naar een medewerker.

  • Een aanvraag valt buiten het werkgebied of het vakgebied van het bedrijf.

    De aanvraag wordt geblokkeerd voor automatische planning en gemarkeerd 'buiten scope'. Het systeem stelt afwijzen of doorverwijzen voor; een medewerker beslist.

  • Een aanvraag is als spoed herkend (gaslucht, wateroverlast, stroomuitval).

    Automatische afhandeling wordt geblokkeerd, de aanvraag springt naar boven met een spoedmarkering en er gaat direct een signaal naar de dienstdoende planner.

Approval

Wacht op een menselijke goedkeuring voordat er iets naar buiten gaat.

  • Een conceptofferte is klaar om te versturen.

    Status 'wacht op goedkeuring'. Een medewerker controleert bedragen, voorwaarden en scope en verstuurt de offerte zelf. Zonder die goedkeuring gaat er niets naar de klant.

  • Een conceptfactuur is klaar om te boeken.

    Status 'wacht op goedkeuring'. De administratie controleert de regels en zet de factuur definitief; het systeem boekt niets automatisch.

  • Een planningsvoorstel is samengesteld.

    Status 'wacht op bevestiging'. De planner kiest het definitieve moment; pas daarna gaat de afspraakbevestiging naar klant en monteur.

Koppelingen

Benodigde toekomstige koppelingen

ServiceFlow vervangt geen bestaande software. Het sluit aan op wat een organisatie al gebruikt. Welke koppelingen nodig zijn, hangt af van de situatie en wordt in een pilot bepaald.

  • Telefonie / voicemail-transcriptie voor het opvangen van gemiste oproepen.
  • E-mail en een WhatsApp Business-nummer voor inkomende en uitgaande berichten.
  • De bestaande agenda- of planningssoftware van het bedrijf.
  • Een boekhoud- of facturatiepakket voor het wegschrijven van concepten.
  • Optioneel: een servicemanagement- of werkbonnensysteem voor uren en materialen.

Privacy & veiligheid

Privacy- en veiligheidsgrenzen

  • Klantgegevens worden alleen gebruikt voor de aanvraag waarvoor ze zijn achtergelaten.
  • Berichten en opnames worden niet langer bewaard dan nodig voor de afhandeling en administratie; bewaartermijnen worden per bedrijf vastgelegd.
  • Er worden geen gegevens gebruikt om modellen van derden te trainen.
  • Toegang tot aanvragen is beperkt tot medewerkers met een rol in planning of administratie.
  • Elke stap die het systeem voorbereidt, is herleidbaar: wie heeft wat wanneer goedgekeurd.

Begeleide pilot

Hoe een begeleide pilot verloopt

Prijslogica: u betaalt op basis van een vooraf afgegeven urenraming, per fase goedgekeurd. Lopende kosten van koppelingen worden apart benoemd. Zonder uw schriftelijk akkoord geen kosten.

AutomatischMenselijke controle

  1. Kennismaking en afbakening

    Menselijke controle

    We bespreken één concreet proces, welke systemen u gebruikt en wat er buiten de pilot valt.

  2. Demonstratie met synthetische gegevens

    Automatisch

    U ziet de keten werken op verzonnen gegevens van een fictieve organisatie in uw branche. Er worden geen gegevens van u gebruikt.

  3. Urenraming en akkoord

    Menselijke controle

    U ontvangt vooraf een schriftelijke urenraming en de lopende kosten van koppelingen. Pas na uw akkoord begint het werk.

  4. Inrichting en verwerkersovereenkomst

    Menselijke controle

    Koppelingen worden ingericht nadat de verwerkersovereenkomst is getekend. Elke uitgaande actie wacht op goedkeuring door uw medewerker.

  5. Begeleide pilot

    Automatisch

    Het systeem bereidt voor, uw medewerker beslist. Wij volgen mee en passen regels aan waar dat nodig is.

  6. Evaluatie en besluit

    Menselijke controle

    Samen beoordelen we wat werkt en wat niet. U besluit of u doorgaat, aanpast of stopt.

Wat is aangetoond

Intern end-to-end getest met realistische testgegevens. Een medewerker keurt elke uitgaande stap goed.

Wat nog niet is aangetoond

Inzet bij een betalende klant. Daarom geen klantcases en geen resultaatcijfers op deze pagina.

Status

Huidige status: begeleide pilot

ServiceFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens, met een medewerker die elke stap goedkeurt. Bij een betalende klant draait het nog niet. Daarom leveren we ServiceFlow nu als begeleide pilot: kleinschalig, met vooraf afgesproken scope, urenraming en stopmoment. Er zijn geen klantresultaten om te delen.

Pilot

Meedenken als pilotpartner

We starten ServiceFlow bij één organisatie tegelijk, zodat we de pilot zelf kunnen begeleiden. In een kennismaking kijken we eerst of uw proces geschikt is.

Plan een kennismaking over een pilot →← Alle AI Solutions

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Verstuurt ServiceFlow zelf offertes en facturen?
Nee. ServiceFlow zet offertes en facturen klaar als concept. Een medewerker controleert en verstuurt of boekt ze. Zonder die goedkeuring gebeurt er niets.
Neemt het systeem de telefoon over?
Nee. Het doel is dat gemiste oproepen niet verloren gaan: van een niet-opgenomen gesprek wordt een aanvraag gemaakt en de klant krijgt een vervolgbericht. Het live telefoongesprek blijft mensenwerk.
Wat gebeurt er bij een spoedstoring?
In de opzet herkent het systeem signaalwoorden voor urgentie en zet het de aanvraag bovenaan met een duidelijke markering. De beoordeling of iets echt spoed is en wie erheen gaat, doet een planner.
Werkt dit met onze huidige software?
ServiceFlow is ontworpen om aan te sluiten op bestaande agenda- en boekhoudpakketten in plaats van die te vervangen. Welke koppelingen precies nodig zijn, hangt af van uw situatie en wordt in een pilot bepaald.
Wat is de status van ServiceFlow?
Leverbaar als begeleide pilot. ServiceFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens, met een medewerker die elke stap goedkeurt. Bij een betalende klant draait het nog niet; een eerste implementatie verloopt daarom als begeleide pilot met vooraf afgesproken scope en urenraming.
Deze pagina beschrijft een REZA AI Solutions-product dat als begeleide pilot wordt geleverd. Scope, prijs en voorwaarden worden per organisatie schriftelijk vastgelegd. Dit is geen juridisch advies voor uw situatie. REZA Legal is geen advocatenkantoor.